Desvaríos de una ingeniera: ¡Organizarse o morir! (3)

¿Tienes que preguntarle al de al lado para saber en qué día vives? ¿Has llegado a clase o al trabajo y te has llevado una sorpresa desagradable de la que no te acordabas? Aquí os contaré cómo me las arreglo para organizarme. Puede que no te funcione, pero todo es intentarlo ;)

Ya he terminado los exámenes. 

OEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE

Tras este arrebato de locura, tengo que deciros que aunque haya terminado, mis clases comienzan el 23, y tengo que arreglar los papeleos pre-clases. Aparte, voy a tener cierto regusto amargo, ya que no he aprobado todas las que quisiera (me faltan dos notas aún, pero no tengo buenas sensaciones T_T) Aún así, estoy animada, y pienso corregir mis errores el curso que viene, si no muero en el intento xD

Dicho esto, os quería comentar algo que acabo de descubrir. Resulta que estaba buscando una manera de imprimir mis calendarios de Lightning, simplemente porque me gusta tener siempre una referencia colgada en el tablón de corcho de mi cuarto, o para llevarlo en mi carpeta de la universidad. Antes solía hacerlo a mano, pero la verdad es que es bastante trabajo, y así queda menos cutre.

La cosa es que no he encontrado la forma de imprimir desde Lightning... pero una lucecita se encendió, y cómo ya os enseñé en esta entrada anterior, estoy totalmente sincronizada con Google Calendar,... y ahí sí me deja imprimir *felicidad*

Os voy a mostrar cómo hacerlo, es muy sencillo y nos ofrece muchas posibilidades:

Paso 1: Configurar la vista del calendario.

Entráis de forma normal a vuestra cuenta de Google Calendar. Vamos a centrar nuestra atención en el siguiente conjunto de pestañas que encontramos encima de nuestro calendario (pinchad en la imagen para verla más grande):

Empezaremos desde la izquierda, describiendo lo que podemos hacer para nuestra misión de imprimir el calendario:

1. La tecla Hoy nos permite saltar directamente al día de hoy, por si nos hemos perdido un poco (algo así al "Usted está aquí" de los mapas xD)
2. Con las flechitas podemos avanzar y retroceder en el tiempo (es una máquina del tiempoooo *o*... vale, ya paro de decir tonterías xD Esto no es serio...) 
3. Ahora viene la parte interesante. Podemos elegir entre distintas Vistas de nuestro calendario, tal y cómo hicimos con Thunderbird. Dependiendo de qué vista tengamos, así saldrá cuándo lo imprimamos. Así que elegid antes de nada cómo queréis verlo. Si los nombres de nuestros eventos son muy largos, puede que en la vista de mes no salgan los nombres enteros, así que será mejor que lo comprobéis antes de imprimir si no queréis gastar tiempo y papel inútilmente.
4. El botón de Más nos despliega dos opciones: la tan ansiada Imprimir, y la de Actualizar el calendario, por si hemos editado hace poco los eventos en otros dispositivos y no se ha sincronizado. Venga, pulsad Imprimir, que sé que estáis deseando.

Paso 2: Configurar la impresión.

Esto es lo que nos va a aparecer (sin manchurrones grises, obviamente):

 

Dependiendo de la vista que hayáis escogido, os saldrá de una forma u otra. Aquí podéis configurar el período que queréis que aparezca, para que se añada en las páginas siguientes, el tamaño de fuente, la orientación, si queréis mostrar eventos que no han sido aceptados, y si lo preferís enteramente en blanco y negro para que la impresión sea más nítida. Fácil, ¿no?

Si lo tenéis todo listo para imprimir, sólo tenéis que pulsar Imprimir. Si en cambio, por cualquier motivo, preferís tenerlo en pdf para imprimirlo más tarde, pulsáis Guardar como... y os saldrá una bonita venta para descargarlo. Es perfecto para gente como yo que no tenemos impresora y tenemos que valernos de la copistería de la facultad.

Ya tenéis vuestro calendario en papel... ¿y ahora qué? Si pensáis que esto no sirve de nada, voy a intentar conveceros de lo contrario:

Paso 3: Aprovechar las posibilidades

1. Si creáis un calendario con el horario semanal de vuestras clases y prácticas, configuráis la vista en Semana y lo imprimís, podéis tener un práctico horario, muy profesional y sin haber movido apenas un dedo. (Yo llevo años intentando hacer algo así T_T No sabéis la que lié el año pasado con el Excel para hacer un horario que me gustara...)
2. La misma idea para el calendario de exámenes. Imprimís usando la vista de Mes los dos o tres meses que tengáis exámenes. Empapeláis las paredes de vuestro cuarto con él y ya nunca más os olvidaréis de esas fechas XD (Es broma, que conste, con una copia encima del escritorio o en una carpeta vale)
3. ¿Trabajas en equipo? ¿Organizas cursos o algo parecido? Haz un calendario en Google Calendar dedicado a ello, con los horarios y las fechas importantes e imprímelo con la vista que prefieras para colgarlo en la oficina, el taller, o el sitio de reuniones y así todo el mundo estará al corriente de o que pasa cada día.

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Ante todo, sé muy bien que las cosas pueden variar y no váis a estar imprimiendo calendarios cada dos por tres. No tengáis miedo de tachar cualquier evento, añadir más, o simplemente resaltar cosas con lápiz, boli o rotuladores.Es vuestra herramienta de organización y tenéis que tenerla a vuestro gusto, para que os sintáis cómodos utilizándola :)

¿Le habéis encontrado más posibilidades a esto? ¿Os ha resultado útil, o no? Podéis dejar los comentarios que creáis oportunos aquí mismo ^^ Espero que os sirva.

Desvaríos de una ingeniera: ¡Organizarse o morir! (2)

¿Tienes que preguntarle al de al lado para saber en qué día vives? ¿Has llegado a clase o al trabajo y te has llevado una sorpresa desagradable de la que no te acordabas? Aquí os contaré cómo me las arreglo para organizarme. Puede que no te funcione, pero todo es intentarlo ;)

Hola de nuevo a todos, hoy os vengo a presentar uno de los programas que hace que mi organización sea un poco más fácil: Lightning. En realidad no es un programa en sí, si no un complemento del Mozilla Thunderbird, el gestor de correo que utilizo actualmente. También por eso, se me hace muy cómodo tener mis mails y mis tareas juntas en el mismo sitio. Personalmente, os recomiendo un programa como Thunderbird si tenéis que gestionar varias cuentas de correo. Siento deciros que vais a ver muchas palabras como Google, Lightning, instalar, calendario,... repetidas, pero es que no he encontrado otra forma de explicarlo sin ponerlas muchas veces -_-"

Voy a detallaros paso a paso como lo he instalado y configurado para que todo funcione como quiero. He tenido que modificar las capturas por cuestiones de privacidad, ya sabéis xD No es lo normal de Thunderbird que te salgan cuadrados grises xD.

Paso 1: Agregar el complemento de Lightning.

Suponiendo que os hayáis descargado e instalado Thunderbird ya (aquí tenéis el enlace), tendréis que bajaros los complementos necesarios. Para ello, debéis pinchar con el ratón donde indican las flechas rojas de la siguiente captura:

La flechita naranja es para que veáis la pestaña que os añade Lightning cuando lo tengáis. Una vez hecho esto, tendréis que buscar e instalaros los complementos que os señalo aquí: 

• Lightning: el complemento en cuestión que nos añadirá los calendarios en Thunderbird.
• Proveedor de Google Calendar: gracias a este complemento, nuestros calendarios de Thunderbird pueden sincronizarse con Google Calendar, y por lo tanto, con Android. De esta forma, podréis acceder a vuestro calendario desde cualquier parte si tenéis un smartphone Android.

Además, utilizo el complemento MinimizetoTray revived para que Thunderbird se quede en segundo plano en el área de notificación, ya que por defecto no trae esa opción. He de decir que ese complemento no lo descubrí yo, mi amiga Lu se encargó de ello. 

Paso 2: Familiarizarse con Lightning.

Aunque sea muy intuitivo, entiendo que habrá personas que no sabrán por dónde empezar con Lightning, por ello, antes de ponernos a sincronizar con Google Calendar, creo que es importante este paso para que cojáis soltura.

En primer lugar, cabe destacar que uno de los puntos fuertes de Lightning para mí son las distintas vistas que nos ofrece: vista del día, de la semana, de cuatro semanas o de un mes. Esto es muy útil, ya que simplemente navegando entre sus pestañas podemos hacernos rápidamente a la idea de los marrones que se nos vienen encima a corto y a medio plazo xD

He elegido parte de mi hermoso calendario de Septiembre para deleitaros. Los eventos en rojo son exámenes T_T

Debéis saber que tenemos la posibilidad de manejar varios calendarios, ocultándolos o no según nuestras necesidades, cada uno con su color identificativo. Cuando queramos hacer un nuevo evento, simplemento pinchando dos veces en cualquier día del calendario, nos aparecerá la siguiente ventanita:

 

Podemos configurar la hora del evento, duración, si queremos que se repita, su descripción,... y algo muy importante, los recordatorios que queremos que se generen. Cuando los configuremos, nos aparecerán unas ventanitas avisándonos si tenemos Thunderbird abierto, y si lo sincronizamos con Android, en nuestro móvil también aparecerá otro aviso. Para mí esto es esencial cuando estoy fuera y no sé a qué práctica tengo que ir a tal hora. Mi móvil me avisa y ya está ^^

También son de ayuda las categorías de los eventos, ya que podemos personalizarlas a nuestro antojo, y así identificamos cada tipo de evento con un color para que a simple vista podamos saber si podemos descansar o tenemos que salir corriendo a hacer otra cosa. Para ello, simplemente buscamos en el menú Herramientas->Opciones->Calendario y podremos añadir y editar todas las categorías:

Lightning tiene muchas más opciones de personalización en las otras pestañas que podéis ver arriba. Es cuestión de que investiguéis y lo pongáis a vuestro gusto :)

 Paso 3: Sincronizar Lightning con Google Calendar y Android

Cuando ya le hayáis cogido el gustillo a Lightning, podéis maximizar sus posibilidades sincronizándolo con vuestros calendarios de Google Calendar. Si no lo sabíais, en Google Calendar podéis crear también con vuestra cuenta Gmail los calendarios que necesitéis y acceder a ellos desde la red. Entonces, os preguntaréis para qué necesito yo Lightning. Pues bien, os podría contestar que es por costumbre personal, ya que soy usuaria de Thunderbird y que no me cuesta nada acceder a Lightning. Pero es que además, los cambios que realizo se sincronizan en Google Calendar cuando dispongo de Internet. Aunque no pueda tener Internet, me interesa poder acceder a mis tareas en mi ordenador (debido a mis estudios, paso mucho tiempo con mi ordenador xD) cuando lo necesite, y por ello me gusta tener esa opción gracias a Lightning. La sincronización con Google Calendar es para mí un añadido, muy útil, pero añadido.

Si os he convencido, podéis seguir los siguientes pasos. Iré despacio, explicándolo todo en cada captura (mirad las leyendas de debajo de cada una), para que no os perdáis ^^

1- Instalar el complemento indicado anteriormente: Por si os habéis olvidado, se llama Proveedor de Google Calendar

2- Copiar de Google Calendar la dirección de nuestro calendario:

Cuando sepamos qué calendario queremos sincronizar con Lightning, pinchamos en la pestañita que os señalo.

Os saldrá una pantalla con estas opciones. Tenéis que buscar en "Detalles del calendario"

Y en el apartado de "Dirección privada", pincháis en "ICAL" para que os salga la dirección de vuestro calendario. La copiais para utilizarla en el siguiente paso.

 3- Indicarle a Lightning el calendario elegido: 

Volvemos a Lightning y pinchamos en Archivo-> Nuevo->Calendario

Le indicamos que nuestro calendario está en la red.

Seleccionamos Google Calendar y que nuestro calendario sea compatible con el modo sin conexión. En "Lugar", pegamos la dirección ICAL privada que hemos copiado de Google Calendar.

Tendremos que poner la contraseña de la cuenta de Gmail que gestiona el calendario. Para más comodidad, podéis darle a recordar contraseña para no tener que ponerla cada vez.

Ya sólo falta ponerle un nombre y un color para identificarlo. Si vamos a utilizar los recordatorios, le damos a Mostrar avisos para que Thunderbird nos avise.

Y ya está todo listo para organizar nuestra vida de forma más cómoda ^^

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Creo que ya está todo lo importante dicho. Cuando tengáis sincronizado vuestro calendario con Google Calendar, también lo tendréis con vuestro calendario en Android, si utilizáis la misma cuenta de Google. De esta forma, cualquier cambio en Lightning, podrá verse vía web o en tu smartphone. Aquí tenéis la ayuda de Google para sincronizar con Android, por si os da algún problema.

Como ya os he dicho, esta es una de las cosas que me ayudan a mí a organizarme. Soy consciente de que cada uno tiene su forma de hacer las cosas, por lo que podéis probar, y si no os gusta siempre tenéis la opción de desinstalarlo todo ;) Si tenéis alguna duda o algo que decir, podéis dejarme un comentario y os intentaré ayudar.

Desvaríos de una ingeniera: ¡Organizarse o morir! (1)

¿Tienes que preguntarle al de al lado para saber en qué día vives? ¿Has llegado a clase o al trabajo y te has llevado una sorpresa desagradable de la que no te acordabas? Aquí os contaré cómo me las arreglo para organizarme. Puede que no te funcione, pero todo es intentarlo ;)

Esta entrada será breve e introductoria para las demás que vendrán después. Esto se debe a que no estoy aquí para hacer publicidad sobre un señor que ha escrito un libro sobre la organización, si no que simplemente quería que supieráis algo sobre una de las siglas que más me llamó la atención cuando empecé a buscar aplicaciones para apuntar las cosas que tenía que hacer: GTD.

GTD, o Getting Things Done (si sabéis algo de Inglés podríais intuir el significado) es una especie de método, o como me gusta llamarlo a mí, recopilación de consejos que cada uno puede o no seguir en su totalidad, para gestionar el tiempo.

Se han publicado muchísimos libros, hay una horda de adictos al GTD y su credo, pero yo os trasnmitiré mi interpretación propia y que, hasta el momento, me ha servido: siéntate y ORGANÍZATE. Ya luego ponte a hacer lo que tengas que hacer.

Sí, parece simple, pero a mucha gente le cuesta eso de recopilar todas las tareas que se van acumulando a lo largo del día, asignarles una prioridad y, por qué no, un plazo máximo para cumplirlas. Improvisar está muy bien en ciertos aspectos de la vida, pero a mí me gusta saber hasta qué día tengo para entregar un trabajo, si se me pisan prácticas, o simplemente, si de verdad se han cumplido mis peores deseos y sólo tengo un cuarto de hora para comer entre clase y clase (en ese caso, debería llevarme un bocadillo preparado de casa).

Espero que estos ejemplos os ayuden a entender que sacrificar parte de tu tiempo para planear qué vas a hacer a corto-medio plazo puede ser más productivo que empezar a hacer cosas sin orden ninguno. Para cumplir nuestros objetivos necesitamos tres cuartas de fuerza de voluntad y ganas, y una cuarta de ayuda externa. Personalmente no confío mucho en mi memoria, además de que quiero reservarla para recordar lo que realmente me interesa (desde en qué capítulo de Bleach sale mi querido Hitsugaya hasta las leyes de Maxwell para Campos Electrómagnéticos)

Aquí es dónde entra en acción esa "ayudita externa". Básicamente, se trata de aplicaciones que recuerdan por mí y me muestran de forma más visual mi tiempo y cómo lo he organizado. Sobre estas aplicaciones hablarán las próximas entradas con el título ¡Organizarse o morir! de la sección original Desvaríos de una Ingeniera.

¡Espero que os sirva!